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Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S.

Fecha de aprobación: Mayo de 2026

Introducción

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. reconoce la importancia de la privacidad, la seguridad y la confidencialidad de la información personal suministrada por trabajadores, aspirantes, clientes, copropiedades, residentes, visitantes, proveedores, contratistas y demás personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de la empresa.

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales establece los lineamientos bajo los cuales SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación y eliminación de datos personales, garantizando el derecho constitucional de Habeas Data, la intimidad, la privacidad y el buen nombre de los titulares de la información, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008 y demás normas que regulan la materia en Colombia.

1. Objetivo

La presente Política Integral de Tratamiento y Protección de Datos Personales tiene como finalidad establecer los lineamientos, principios, procedimientos, deberes y mecanismos adoptados por SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. para garantizar la adecuada protección de los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, conservados o eliminados en desarrollo de sus actividades administrativas, operativas y comerciales.

Del mismo modo, tiene por objeto garantizar el derecho constitucional de Habeas Data, la privacidad, intimidad, buen nombre y demás derechos fundamentales de los titulares de la información, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008 y demás normas que regulen la protección de datos personales en Colombia.

2. Alcance

La presente Política Integral de Tratamiento y Protección de Datos Personales aplica a todas las bases de datos físicas y digitales que contengan datos personales y que sean objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión o cualquier otro tipo de tratamiento por parte de SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S., en desarrollo de sus actividades administrativas, operativas y comerciales.

La política aplica al tratamiento de datos personales realizado a través de medios físicos, digitales, tecnológicos o electrónicos, incluyendo plataformas en la nube, Google Drive, correos electrónicos corporativos, WhatsApp corporativo, archivos físicos, registros operativos y demás herramientas utilizadas por la organización.

De igual forma aplica a los datos tratados en el marco de la prestación de servicios de conserjería, servicios generales, jardinería, mantenimiento, piscinería, actividades administrativas, trabajo remoto, trabajo híbrido y demás operaciones desarrolladas por SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S.

3. ¿A quién aplica esta política?

La presente política aplica a todas las personas naturales cuyos datos personales sean tratados por SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S., incluyendo:

  • Trabajadores.

  • Aspirantes.

  • Clientes.

  • Copropiedades.

  • Residentes.

  • Visitantes.

  • Proveedores.

  • Contratistas.

  • Terceros relacionados con la operación de la empresa.

Así mismo, su cumplimiento es obligatorio para trabajadores, contratistas y terceros que accedan a datos personales en desarrollo de actividades administrativas, operativas o comerciales.

4. Marco legal y generalidades

La presente política se fundamenta en las siguientes disposiciones normativas:

  • Constitución Política de Colombia, artículo 15.

  • Ley 1266 de 2008.

  • Ley 1581 de 2012.

  • Decreto 1074 de 2015.

  • Ley 1273 de 2009.

  • Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal suministrada por los titulares y adopta las medidas necesarias para garantizar su adecuada protección.

5. Obligaciones

Obligaciones de SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S.

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. se compromete a:

  • Garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.

  • Solicitar autorización previa, expresa e informada.

  • Implementar medidas de seguridad físicas, administrativas y tecnológicas.

  • Respetar los derechos de los titulares.

  • Garantizar la confidencialidad de la información.

  • Atender consultas y reclamos dentro de los términos legales.

  • Informar incidentes de seguridad cuando sea necesario.

  • Limitar el acceso a la información únicamente a personal autorizado.

Obligaciones de trabajadores, contratistas y terceros

Los trabajadores, contratistas y terceros que tengan acceso a información personal deberán:

  • Guardar absoluta reserva y confidencialidad.

  • Utilizar la información únicamente para fines autorizados.

  • Abstenerse de divulgar información de residentes, clientes o trabajadores.

  • Proteger los accesos digitales y contraseñas asignadas.

  • Cumplir las políticas internas de seguridad de la información.

6. Principios generales para el tratamiento de datos personales

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. aplicará los siguientes principios:

Principio de legalidad

La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamenta en lo establecido por la Constitución, la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad

La recolección, uso y tratamiento de datos personales obedecerán a una finalidad legítima, la cual será informada al titular.

Principio de libertad

El tratamiento de datos personales solo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones legales.

Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de transparencia

El titular tendrá derecho a obtener información clara y suficiente respecto del tratamiento de sus datos personales.

Principio de acceso y circulación restringida

El acceso a los datos personales estará limitado únicamente a las personas autorizadas.

Principio de seguridad

Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado o uso fraudulento.

Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la empresa.

7. Definiciones

Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Datos personales: Información vinculada o asociada a una persona natural determinada o determinable.

Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular de la información.

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Datos biométricos: Información relativa a características físicas o conductuales de una persona, tales como huellas, fotografías, reconocimiento facial o voz.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales.

Transferencia: Envío de datos personales a un tercero responsable ubicado dentro o fuera del país.

Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado para su tratamiento.

Videovigilancia: Sistema de monitoreo mediante cámaras utilizado para fines de seguridad, control operativo y protección de bienes y personas.

8. Responsable del Tratamiento de Datos Personales

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S., identificada con NIT 901827609, con domicilio en la ciudad de Cali, ubicada en la Carrera 90 No. 34-40, Valle del Lili, actuará como responsable del Tratamiento de Datos Personales.

Datos de contacto

En algunos eventos relacionados con la operación de copropiedades o clientes, SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. podrá actuar como Encargado del Tratamiento respecto de la información administrada por terceros.

9. Recolección y fuentes de datos personales

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. podrá recolectar información personal a través de los siguientes medios:

  • Hojas de vida.

  • Formularios físicos o digitales.

  • Entrevistas laborales.

  • Verificación de antecedentes.

  • Correos electrónicos.

  • Google Drive.

  • WhatsApp corporativo.

  • Registros operativos.

  • Registros de visitantes.

  • Cámaras de videovigilancia propias.

  • Plataformas digitales.

  • Contratos.

  • Procesos administrativos.

  • Redes sociales corporativas.

  • Solicitudes de empleo.

  • Reportes laborales.

  • Incapacidades médicas.

  • Registros de turnos.

  • Registros fotográficos.

10. Tratamiento y finalidades

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales para las siguientes finalidades:

10.1 Empleados

  • Gestión de contratación laboral.

  • Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.

  • Administración de nómina.

  • Gestión de turnos.

  • Gestión de incapacidades.

  • Verificación de antecedentes.

  • Gestión disciplinaria.

  • Gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

  • Comunicación corporativa.

  • Control operativo.

  • Gestión documental.

  • Control de acceso.

  • Registro fotográfico.

  • Atención de requerimientos legales.

10.2 Aspirantes

  • Procesos de selección.

  • Validación de información.

  • Verificación de referencias.

  • Estudios de seguridad.

  • Evaluación de perfiles.

10.3 Clientes y Copropiedades

  • Ejecución contractual.

  • Coordinación operativa.

  • Facturación.

  • Atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).

  • Gestión administrativa.

  • Reportes operativos.

  • Comunicación corporativa.

10.4 Residentes y Visitantes

  • Registro de acceso.

  • Control operativo.

  • Reportes de novedades.

  • Atención de requerimientos de copropiedades.

10.5 Herramientas digitales

  • Gestión de archivos en la nube.

  • Comunicación corporativa.

  • Gestión documental.

  • Trabajo remoto e híbrido.

  • Control administrativo.

10.6 Redes sociales y medios digitales

  • Divulgación corporativa.

  • Información comercial.

  • Publicidad institucional.

  • Atención de consultas.

11. Autorización para el tratamiento de datos personales

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales.

La autorización podrá obtenerse mediante:

  • Documento físico.

  • Documento electrónico.

  • Correo electrónico.

  • Formularios digitales.

  • WhatsApp.

  • Sitios web.

  • Plataformas tecnológicas.

La empresa conservará prueba de la autorización otorgada por el titular.

No será necesaria la autorización del titular en los casos expresamente establecidos por la ley, especialmente cuando se trate de:

  • Información requerida por autoridad competente.

  • Datos de naturaleza pública.

  • Casos de urgencia médica o sanitaria.

  • Tratamientos autorizados legalmente para fines estadísticos, históricos o científicos.

  • Información relacionada con el registro civil de las personas.

11.1 Aviso de Privacidad

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. podrá implementar avisos de privacidad físicos, electrónicos o digitales mediante los cuales informe a los titulares:

  • La existencia de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

  • Las finalidades del tratamiento.

  • Los derechos del titular.

  • Los canales habilitados para consultas, peticiones y reclamos.

Los avisos de privacidad podrán ponerse a disposición mediante formularios, correos electrónicos, plataformas digitales, página web corporativa, documentos físicos u otros mecanismos autorizados.

12. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. tratará datos sensibles únicamente cuando:

  • Exista autorización expresa del titular.

  • Sea necesario para cumplir obligaciones legales o contractuales.

  • Sea requerido para la protección de derechos.

  • Exista autorización legal para ello.

Para efectos de la presente política, se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación, entre ellos:

  • Incapacidades médicas.

  • Fotografías.

  • Datos biométricos.

  • Información de salud.

  • Antecedentes.

La empresa garantizará especial protección y confidencialidad respecto de este tipo de información.

El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a suministrar información relacionada con los mismos, salvo cuando exista obligación legal o contractual aplicable.

Respecto de menores de edad, únicamente se realizará tratamiento de datos personales con autorización del representante legal y conforme a las disposiciones legales vigentes que garanticen la protección prevalente de sus derechos.

13. Videovigilancia y monitoreo

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. podrá utilizar sistemas de videovigilancia en sus instalaciones administrativas para:

  • Protección de personas.

  • Control operativo.

  • Protección de bienes.

  • Prevención de incidentes.

  • Control de acceso.

Las grabaciones podrán almacenarse en plataformas de almacenamiento en la nube con acceso restringido y conservación limitada.

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. no administra directamente los sistemas de videovigilancia de las copropiedades donde presta servicios de conserjería, toda vez que dichos sistemas pertenecen y son administrados por cada copropiedad o cliente.

No obstante, algunos trabajadores podrán tener acceso incidental o limitado a información derivada de dichos sistemas en desarrollo de funciones operativas, debiendo guardar estricta reserva y confidencialidad.

14. Herramientas digitales y seguridad de la información

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. utiliza herramientas digitales para el desarrollo de sus actividades administrativas y operativas, entre ellas:

  • Google Drive.

  • WhatsApp corporativo.

  • Correos electrónicos.

  • Plataformas de almacenamiento en la nube.

  • Hojas de cálculo.

  • Equipos tecnológicos.

La empresa implementará medidas orientadas a:

  • Restringir accesos.

  • Proteger contraseñas.

  • Garantizar la confidencialidad.

  • Evitar la pérdida de información.

  • Limitar el acceso únicamente al personal autorizado.

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. podrá almacenar información en plataformas tecnológicas y servicios de almacenamiento en la nube que cuenten con medidas razonables de protección y acceso restringido.

Los trabajadores autorizados deberán utilizar dichas herramientas exclusivamente para fines laborales y conforme a las políticas internas de confidencialidad y protección de la información.

Adicionalmente, deberán:

  • Utilizar adecuadamente los canales corporativos.

  • No divulgar información confidencial.

  • No compartir archivos sin autorización.

  • Proteger las credenciales de acceso.

  • Respetar las políticas internas de desconexión digital.

15. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales tratados por SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. tendrán derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

  • Revocar la autorización cuando sea procedente.

  • Solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente.

  • Presentar consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.

  • Acceder a sus datos personales.

  • Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la ley.

16. Procedimiento para peticiones, consultas y reclamos

Los titulares de los datos personales, sus causahabientes o cualquier persona legitimada conforme a la ley podrán presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales realizado por SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S.

16.1 Consultas

Las consultas deberán contener como mínimo:

  • Nombre e identificación del titular.

  • Descripción clara de la consulta.

  • Datos de contacto para la respuesta.

  • Documentos soporte cuando sea necesario.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término inicialmente previsto, SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. informará oportunamente al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16.2 Reclamos

Los reclamos procederán cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando exista presunto incumplimiento de la normatividad sobre protección de datos personales.

El reclamo deberá contener:

  • Identificación del titular.

  • Descripción clara de los hechos.

  • Dirección física o electrónica de notificación.

  • Documentos soporte.

Si el reclamo se encuentra incompleto, SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. requerirá al interesado para que subsane la información faltante. Si transcurridos dos (2) meses no se recibe respuesta, se entenderá desistido el reclamo.

El reclamo será resuelto dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite interno correspondiente.

17. Actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos

Los titulares podrán solicitar en cualquier momento:

  • Actualización de sus datos personales.

  • Rectificación de sus datos personales.

  • Revocatoria de la autorización otorgada.

  • Revocatoria total o parcial respecto de determinadas finalidades del tratamiento de datos personales.

  • Supresión de sus datos personales.

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. analizará cada solicitud conforme a las disposiciones legales vigentes.

No procederá la supresión o revocatoria cuando:

  • Exista deber legal o contractual de conservar la información.

  • La información sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones laborales, contractuales, contables, administrativas, judiciales o de seguridad social.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará previamente al interesado indicando:

  • Los motivos de la demora.

  • La fecha estimada de respuesta.

La respuesta no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

18. Canales de atención

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. pone a disposición de los titulares los siguientes canales para el ejercicio de sus derechos relacionados con la protección de datos personales:

La empresa dará trámite a las consultas, peticiones, reclamos y solicitudes relacionadas con acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización conforme a los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012.

19. Conservación de autorizaciones y registros

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. conservará prueba de las autorizaciones otorgadas por los titulares para el tratamiento de datos personales mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales que permitan su posterior consulta y verificación.

Las autorizaciones, registros y soportes asociados al tratamiento de datos personales serán conservados durante el tiempo que:

  • Exista relación laboral, contractual, comercial o legal con el titular.

  • Sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, administrativas, laborales, contables, fiscales, de seguridad social o judiciales.

  • Existan deberes de conservación documental establecidos por la ley o por políticas internas de gestión documental.

La eliminación o disposición final de la información se realizará mediante mecanismos que garanticen la confidencialidad, integridad y seguridad de los datos personales.

No podrá eliminarse información cuando exista obligación legal o contractual de conservación.

20. Medidas de seguridad y confidencialidad

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido.

Se implementarán controles orientados a:

  • Protección documental.

  • Gestión de accesos.

  • Manejo de incidentes.

  • Restricción de usuarios.

  • Respaldo de información.

  • Seguridad digital.

  • Prevención de accesos no autorizados.

  • Protección de plataformas tecnológicas y servicios de almacenamiento en la nube.

  • Control razonable de acceso a información confidencial.

  • Confidencialidad laboral.

Todo trabajador, contratista o tercero que tenga acceso a datos personales o información relacionada con residentes, visitantes, trabajadores, clientes o copropiedades deberá mantener absoluta reserva y confidencialidad respecto de la información conocida en ejercicio de sus funciones, incluso después de finalizada la relación laboral o contractual.

Se prohíbe expresamente:

  • Compartir fotografías, videos o novedades operativas sin autorización.

  • Divulgar información de residentes o visitantes.

  • Compartir accesos o contraseñas corporativas.

  • Utilizar información para fines personales o no autorizados.

El incumplimiento de estas obligaciones podrá generar medidas disciplinarias, contractuales y legales correspondientes.

21. Modificaciones a la política

SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento con el fin de:

  • Adaptarla a cambios normativos o jurisprudenciales.

  • Ajustarla a nuevas prácticas organizacionales o tecnológicas.

  • Fortalecer los mecanismos de protección de datos personales.

  • Incorporar nuevos procesos administrativos, operativos o digitales.

Las modificaciones serán informadas mediante los canales institucionales disponibles, incluyendo la página web corporativa, correos electrónicos corporativos u otros mecanismos de comunicación interna o externa.

La versión actualizada entrará en vigencia desde su publicación.

22. Vigencia

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir de su aprobación y publicación por parte de SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S.

La empresa conservará las versiones anteriores de la política como soporte documental y de cumplimiento normativo.

23. Aprobación de la política

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales fue aprobada por SERVICIOS ESPECIALES ASEVIG S.A.S. y será de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, contratistas y terceros que, en ejercicio de sus funciones, tengan acceso o realicen tratamiento de datos personales bajo responsabilidad de la empresa.

Dada en Santiago de Cali, al 01 de mayo de 2026.

Representante Legal

ANDRÉS FELIPE PALACIO LINCE

Representante Legal

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